Tự chuyển tiền thuế đúng hạn (trừ khi thỏa thuận khác)
Thông báo thay đổi về địa chỉ, ngành nghề, nhân sự, tài khoản
Doanh nghiệp/chủ hộ vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật. Điều khoản cụ thể về trách nhiệm, bảo mật và chấm dứt dịch vụ nên được ghi nhận bằng văn bản khi bắt đầu hợp tác.
Xác nhận: Khang Hà có ký hợp đồng dịch vụ không? Nếu có, thêm mô tả mẫu hợp đồng và điều khoản chính (tạo trang mẫu biểu /mau-bieu/hop-dong-dich-vu-ke-toan/ ở giai đoạn sau).
Từ liên hệ đến bàn giao
Sáu giai đoạn làm việc, ai làm gì ở từng giai đoạn
Giai đoạn
Khang Hà làm
Bạn làm
Kết quả
1. Tiếp nhận nhu cầu
Nghe mục tiêu, hỏi loại hình, ngành, quy mô, vấn đề đang gặp
Mô tả tình hình, gửi thông tin tổng quát
Hiểu đúng việc cần làm
2. Xem hồ sơ
Xem sổ sách, tờ khai gần nhất, hóa đơn, tình trạng hệ thống và quyền truy cập
Cung cấp bản sao hoặc bản quét tài liệu
Danh sách điểm cần xử lý trước
3. Đề xuất phạm vi và báo giá
Ghi rõ gồm gì, không gồm gì, cách tính phát sinh
Đọc, hỏi lại, đồng ý
Bản báo giá và dự thảo hợp đồng
4. Ký và khởi động
Thiết lập kênh trao đổi, lịch kỳ khai, cách nhận chứng từ
Ký, chỉ định đầu mối, ủy quyền cần thiết
Lịch làm việc hai bên cùng nắm
5. Thực hiện định kỳ
Ghi sổ, lập tờ khai, đối chiếu, gửi bạn duyệt
Gửi chứng từ đúng hạn, duyệt số liệu, nộp tiền thuế
Tờ khai và số liệu theo kỳ
6. Rà soát và cải tiến
Tổng kết điểm sai sót, đề xuất chỉnh quy trình
Phản hồi, điều chỉnh phạm vi nếu cần
Kỳ sau gọn hơn
Thời gian mỗi giai đoạn phụ thuộc hồ sơ thực tế nên Khang Hà xác nhận sau khi xem hồ sơ, không hứa thời gian chung.
Cách trao đổi và kiểm soát chất lượng
Quy tắc làm việc để số liệu không bị lệch
Một đầu mối cho mỗi bên
Mỗi doanh nghiệp có một người đầu mối bên bạn để nhận câu hỏi và xác nhận. Tránh nhiều người cùng trả lời khác nhau về một khoản.
Hai lớp kiểm tra
Số liệu được lập rồi đối chiếu lại với sổ, hóa đơn trước khi gửi bạn duyệt. Điều này giảm sai sót nhập liệu nhưng không thay thế việc bạn đọc lại số liệu.
Ghi lại quyết định
Những khoản có nhiều cách xử lý được ghi lại: đã chọn cách nào, vì sao, ai xác nhận. Khi kiểm tra sau này có căn cứ giải trình.
Phân quyền rõ
Quyền truy cập tài khoản thuế, hóa đơn, ngân hàng được thống nhất bằng văn bản: ai được xem, ai được thao tác, thu hồi khi nào.
Bạn cần chuẩn bị
Tài liệu và quyền truy cập thường cần trong tuần đầu
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký hộ kinh doanh, thông tin người đại diện
Tờ khai và báo cáo gần nhất, thông báo của cơ quan thuế nếu có
Sổ sách, bảng kê hóa đơn mua và bán của kỳ đang làm
Thông tin tài khoản ngân hàng, sao kê, hợp đồng lớn và hợp đồng vay
Thông tin hóa đơn điện tử, chữ ký số, tài khoản giao dịch thuế điện tử
Danh sách lao động, hợp đồng lao động, bảng lương nếu có
Điểm dừng và chuyển giao
Khi cần dừng hợp tác, hồ sơ được bàn giao thế nào?
Một quy trình tốt phải tính cả lúc kết thúc. Khi chấm dứt hợp đồng, hai bên thường thực hiện: đối chiếu công việc đã hoàn thành, chốt kỳ khai đang dở, bàn giao sổ sách, chứng từ, tờ khai đã nộp và dữ liệu điện tử, thu hồi quyền truy cập đã cấp và xác nhận bằng biên bản. Có thể dùng mẫu biên bản bàn giao chứng từ để ghi lại.
Khang Hà tuân thủ nguyên tắc: không tự ý nộp hồ sơ khi bạn chưa duyệt, không dùng dữ liệu của bạn ngoài phạm vi thỏa thuận. Điều khoản chi tiết nằm trong hợp đồng và chính sách bảo mật.
Trang quy trình: cần Khang Hà xác nhận (1) có đúng 6 giai đoạn như mô tả không, (2) thời gian phản hồi và thời gian xử lý thực tế đã cam kết, (3) kênh trao đổi chính, (4) có họp báo cáo định kỳ không, và tần suất.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh
Từ lúc liên hệ đến khi bắt đầu làm mất bao lâu?
Phụ thuộc mức độ đầy đủ của hồ sơ và độ phức tạp, nên Khang Hà xác nhận sau khi xem hồ sơ. Cung cấp tài liệu đầy đủ ngay từ đầu giúp rút ngắn bước chuẩn bị.
Tôi có cần gặp trực tiếp không?
Không bắt buộc. Phần lớn trao đổi làm qua Zalo, điện thoại và chứng từ quét; gặp trực tiếp ở các mốc quan trọng nếu bạn muốn.
Ai là người trao đổi với tôi trong suốt quá trình?
Hai bên thống nhất đầu mối ngay từ đầu để câu hỏi và xác nhận không bị thất lạc. Khang Hà sẽ thông báo người phụ trách khi ký hợp đồng.
Tôi duyệt số liệu ở bước nào?
Trước khi nộp tờ khai hoặc báo cáo, bạn nhận bản tóm tắt số liệu và điểm bất thường để xác nhận. Khang Hà không tự ý nộp khi bạn chưa duyệt.
Nếu tôi gửi chứng từ trễ thì sao?
Công việc phụ thuộc chứng từ nên có thể ảnh hưởng đến thời hạn nộp. Hai bên ghi hạn gửi chứng từ trong hợp đồng; nếu trễ, Khang Hà sẽ báo rủi ro và phương án xử lý.
Tôi giao tài khoản thuế điện tử cho Khang Hà thế nào cho an toàn?
Nên phân quyền theo phạm vi công việc, ghi thỏa thuận về người được thao tác và thu hồi quyền khi kết thúc. Không nên gửi mật khẩu qua kênh không an toàn.
Khi kết thúc hợp đồng, tôi nhận lại những gì?
Sổ sách, chứng từ, tờ khai đã nộp và dữ liệu liên quan trong phạm vi hợp đồng, kèm biên bản bàn giao. Chi tiết nên ghi trong hợp đồng ngay từ đầu.
Quy trình có khác nhau giữa doanh nghiệp và hộ kinh doanh không?
Khung chung giống nhau nhưng nội dung khác: hộ kinh doanh tập trung vào sổ doanh thu, hóa đơn và kê khai theo quy định riêng, doanh nghiệp thêm báo cáo tài chính và quyết toán.
Bổ sung dữ liệu thật trước khi bật index: giá dịch vụ, thời gian xử lý thực tế, ví dụ hồ sơ đã làm (ẩn thông tin khách), ảnh quy trình.
Kết nối cùng Khang Hà
Muốn bắt đầu theo quy trình rõ ràng?
Để lại thông tin để được trao đổi cụ thể, hoặc gọi trực tiếp cho Khang Hà.
