Mẫu sổ quỹ tiền mặt (Excel) tự tính tồn quỹ

Mẫu sổ quỹ tiền mặt là sổ ghi từng khoản thu, chi bằng tiền mặt theo thứ tự thời gian, mỗi dòng gắn với một phiếu thu hoặc phiếu chi, và cho ra số tồn quỹ sau từng giao dịch. Con số này phải bằng số tiền thực tế đang nằm trong két khi thủ quỹ đếm lại. Nếu lệch, sổ hoặc chứng từ đang có vấn đề.

Sổ quỹ khác gì sổ tiền gửi ngân hàng

Sổ tiền gửi theo dõi tiền trong tài khoản ngân hàng và đối chiếu với sao kê. Sổ quỹ chỉ theo dõi tiền mặt tại đơn vị. Một khoản rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ xuất hiện ở cả hai sổ: giảm bên tiền gửi, tăng bên quỹ. Ghi sót một bên là nguyên nhân hay gặp khiến hai sổ không khớp.

Ai giữ sổ

Thông lệ là thủ quỹ giữ quỹ và ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán chi tiết rồi hai bên đối chiếu. Đơn vị nhỏ thường một người làm cả hai việc; khi đó nên có người thứ hai kiểm kê định kỳ để tách bạch trách nhiệm. Hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ cần xác định mình đang áp dụng chế độ kế toán nào (với doanh nghiệp: Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 1/1/2026 hoặc chế độ dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa theo văn bản đang áp dụng; với hộ kinh doanh: Thông tư 152/2025/TT-BTC) để dùng đúng mẫu sổ. Hãy đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm thực hiện.

Sổ quỹ không đứng một mình. Cuối kỳ, số tồn quỹ phải khớp với kết quả biên bản kiểm kê quỹ, với số dư tiền mặt trên sổ kế toán chi tiết, và với các khoản thu tiền khách trong bảng theo dõi công nợ. Các mẫu cùng nhóm nằm ở trang mẫu biểu kế toán. Nếu sổ của đơn vị đã lệch nhiều kỳ, dịch vụ rà soát sổ sách kế toán giúp tìm nguyên nhân thay vì sửa từng dòng; trường hợp muốn giao toàn bộ phần ghi chép, xem kế toán trọn gói.