Hóa đơn điện tử và các loại thường gặp
- Hóa đơn GTGT dành cho đơn vị nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng dành cho đối tượng thuộc diện được dùng.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các chứng từ được quản lý như hóa đơn.
- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã tùy đối tượng và điều kiện.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Tên, ký hiệu, số hóa đơn; thông tin bên bán và bên mua (tên, mã số thuế, địa chỉ); tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất, tiền thuế; tổng thanh toán; ngày lập; chữ ký số của người bán. Sai mã số thuế hoặc tên người mua là lỗi rất hay gặp.
Thời điểm lập hóa đơn
Với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; với dịch vụ là thời điểm hoàn thành dịch vụ (kể cả khi chưa thu tiền) hoặc thời điểm thu tiền theo trường hợp luật quy định. Lập chậm hoặc lập sớm đều có thể bị xử phạt.
Xử lý hóa đơn sai sót
Tùy mức độ sai sót mà doanh nghiệp thông báo hủy, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Điểm chung là có thỏa thuận hai bên, lưu biên bản và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu khi quy định yêu cầu. Không tự ý xóa, sửa hóa đơn đã phát hành.
Chứng từ kế toán đi kèm
Ngoài hóa đơn, kế toán cần phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, biên bản giao nhận, hợp đồng, bảng chấm công và bảng lương. Bộ chứng từ đủ giúp chứng minh giao dịch có thật khi quyết toán hoặc bị kiểm tra.
Thời hạn và cách lưu trữ
Hóa đơn và chứng từ điện tử cần được lưu trữ an toàn, truy xuất được. Thời hạn lưu theo Luật Kế toán thường là 5 năm với chứng từ không dùng trực tiếp ghi sổ, 10 năm với chứng từ ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính, và lưu vĩnh viễn với tài liệu quan trọng. Hãy xác nhận loại chứng từ của bạn trong văn bản hiện hành.
