Theo dõi doanh thu, chi phí theo từng công trình, hợp đồng, nghiệm thu và nghĩa vụ thuế của nhà thầu.
Những chỗ dễ sai trong thực tế.
Cần tách chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công và chi phí chung cho từng công trình để tính giá thành.
Doanh thu và thời điểm xuất hóa đơn gắn với khối lượng nghiệm thu, thanh toán theo hợp đồng.
Có thể phát sinh nghĩa vụ kê khai theo địa bàn có công trình; cần đối chiếu quy định hiện hành.
Tình huống minh họa, không gắn với khách hàng cụ thể.
Bối cảnh: Nhận 30% tạm ứng, chưa nghiệm thu
Vấn đề: Dễ ghi nhận sai doanh thu hoặc quên hóa đơn theo quy định
Cách xử lý đúng: Tách khoản tạm ứng khỏi doanh thu, xuất hóa đơn đúng thời điểm theo hợp đồng và quy định, đối chiếu hồ sơ nghiệm thu.
Danh mục tham khảo, có thể khác theo mô hình của bạn.
Hợp đồng, dự toán, nghiệm thu đã có.
Ghi nhận chi phí theo công trình.
Khớp hóa đơn đầu ra với thanh toán và nghiệm thu.
Lập tờ khai thuế và báo cáo theo kỳ.
Doanh nghiệp và hộ kinh doanh thi công thường vướng ở thời điểm ghi nhận doanh thu, lập hóa đơn và tách chi phí theo từng công trình.
Dịch vụ kế toán xây dựng không chỉ là nhập hóa đơn và nộp tờ khai. Một công trình thường kéo dài nhiều tháng, thu tiền theo đợt, có tạm ứng, có khoản giữ lại bảo hành và đôi khi có thầu phụ. Nếu sổ sách không tách được doanh thu, chi phí và công nợ theo từng công trình, đến kỳ quyết toán rất khó giải thích vì sao lãi lỗ chênh lệch so với hợp đồng.
Với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp (Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200 theo lộ trình), có tài khoản riêng cho hợp đồng xây dựng và dự phòng phải trả. Hộ kinh doanh thi công nhỏ thì áp dụng cách tính thuế và sổ sách dành cho hộ kinh doanh; các quy định này đã thay đổi từ năm 2026 nên cần đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm thực hiện.
| Tình huống | Hướng xử lý thường áp dụng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Chủ đầu tư tạm ứng trước khi thi công | Thường chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tạm ứng; ghi nhận là khoản nhận ứng trước, theo dõi để trừ vào các đợt nghiệm thu | Lưu giữ hợp đồng, chứng từ thu tiền; không ghi nhầm thành doanh thu |
| Nghiệm thu từng đợt hoặc từng hạng mục | Lập hóa đơn theo khối lượng, giá trị đã nghiệm thu, bàn giao, không phụ thuộc đã nhận tiền hay chưa | Biên bản nghiệm thu và bảng khối lượng phải khớp với hóa đơn |
| Chủ đầu tư giữ lại tiền bảo hành | Doanh thu đã nghiệm thu vẫn ghi nhận; phần giữ lại theo dõi là công nợ chờ thu | Theo dõi thời hạn bảo hành và điều kiện nhận lại tiền theo hợp đồng |
| Khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng | Chỉ nên ghi nhận khi có phụ lục hoặc biên bản phê duyệt khối lượng | Thiếu phê duyệt là nguyên nhân hay gặp khi bị hỏi doanh thu |
| Giao thầu phụ | Nhận hóa đơn đầu vào của thầu phụ theo khối lượng thực tế; đối chiếu hợp đồng thầu phụ và biên bản nghiệm thu | Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên nên thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ |
| Công trình ở tỉnh khác | Có thể phát sinh nghĩa vụ kê khai, tạm nộp thuế GTGT tại địa phương nơi có công trình theo quy định hiện hành | Quy định tỷ lệ, ngưỡng hợp đồng và mẫu tờ khai đã được cập nhật gần đây, xem hộp lưu ý bên dưới |
Căn cứ để đối chiếu: thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP); thuế GTGT áp dụng 10% hoặc 8% nếu thuộc diện giảm theo Nghị quyết 204/2025/QH15 tại thời điểm lập hóa đơn. Hãy đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm thực hiện, vì nhiều quy định đã thay đổi trong 2025 và 2026.
Ví dụ minh họa (số liệu giả định, không phải khách hàng thật): một doanh nghiệp nhận thi công nhà xưởng, giá trị hợp đồng 2 tỷ đồng chưa gồm thuế. Chủ đầu tư tạm ứng 20% (400 triệu), giữ lại 5% giá trị mỗi đợt để bảo hành.
Điểm mấu chốt là doanh thu theo biên bản nghiệm thu, không theo số tiền đã thu. Nếu công ty chỉ xuất hóa đơn khi nhận đủ tiền, doanh thu tính thuế và sổ sách sẽ lệch với thực tế thi công.
Chỉ lập hóa đơn khi nhận tiền khiến doanh thu và thuế GTGT bị lệch kỳ so với biên bản nghiệm thu.
Gộp chung vật liệu, nhân công vào một khoản làm mất khả năng chứng minh giá thành khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Trả công cho thợ bằng tiền mặt, không bảng chấm công, không cam kết hoặc chứng từ khấu trừ thì chi phí dễ bị loại.
Hóa đơn đầu vào ghi khác địa điểm, khối lượng hoặc đơn giá so với thực tế nhập kho công trình.
Thi công ở tỉnh khác nhưng không theo dõi nghĩa vụ kê khai, tạm nộp thuế tại địa phương theo quy định hiện hành.
Làm thêm theo lời nói, không có phụ lục khiến doanh thu và công nợ không có căn cứ.
Tùy quy mô, bạn có thể dùng dịch vụ kế toán trọn gói để theo dõi công trình hằng tháng, hoặc chỉ cần rà soát sổ sách kế toán trước khi quyết toán công trình lớn. Hóa đơn nghiệm thu từng đợt nên đi cùng quy trình hóa đơn điện tử rõ ràng, và các kỳ khai thuế nằm trong báo cáo thuế hàng tháng, quý. Nếu bạn là hộ kinh doanh nhận khoán nhân công, xem thêm kế toán thuế hộ kinh doanh. Tham khảo thêm các ngành khác tại trang kế toán theo ngành hoặc dịch vụ kế toán thuế của Khang Hà.
Gửi thông tin cơ bản, Khang Hà sẽ phản hồi để xác định bước cần làm trước. Nội dung website mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn cho từng trường hợp.
Hotline: 0865.304.137
72/28 Y Nuê, phường Ea Kao, tỉnh Đắk Lắk
ketoankhangha.com · Fanpage: Daykemketoanbmt
Để lại thông tin, Khang Hà gọi lại để trao đổi nội dung, lịch và chi phí phù hợp.
